En este tiempo, crear una oficina sin papel se ha convertido en un objetivo o meta muy alcanzable gracias a las diversas aplicaciones móviles, software en línea y plataformas de almacenamiento digital.
Aunque se necesitan recursos y tiempo para realizar esta transición de oficina sin papel, impulsar las acciones para una digitalización masiva de documentos en tu empresa, la beneficiará en su organización.
Minimizar los documentos en papel requiere de una planificación. Primero se debe empezar por evaluar y definir los mecanismos de trabajo y ganancias para tu negocio, de esta manera, facilita la creación de objetivos realistas y alcanzables.
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Los objetivos inteligentes u «objetivos SMART» aumentan las posibilidades de una transición efectiva, además, puedes establecer dichos objetivos identificando los procesos análogos o de papel que todavía utilizan en tu empresa.
Hacer todo digitalmente significa aprender nuevos protocolos. El problema que existe en cuanto al consumo de papel significa desventaja y pérdidas de horas creando documentación. Esto incluye: impresión, copia, envío de fax y escaneo. Ahora, imagínate con los costos.
Teniendo en cuenta lo mencionado, te daremos 6 ideas para que empieces a tener una oficina sin papel por medio de una efectiva digitalización de documentos:
1.- Obtén el equipo adecuado y planea tus acciones.
Hay una serie de elementos que necesitas previamente para que tu oficina pueda hacer una transición adecuada.
Lo primero es poder contar con una asesoría de expertos, encargados de diseñar e implementar los mecanismos para iniciar el proyecto de digitalización de archivos de tu empresa.
Lo segundo es revisar tus documentos y priorizar los que son verdaderamente importantes, para saber cuál es el volumen de papeles en tu oficina.
Lo tercero es disponer de equipos adecuados que te brinda el proveedor especializado en este servicio, ya que ayudan enormemente con la conversión de tus archivos a la versión digital, así lograr una digitalización de documentos más efectiva.
2.- Revisar el papeleo existente.
Si bien la tarea de la digitalización masiva de documentos es abrumadora, se deben examinar todos los archivos que contenga tu empresa.
3.- Reciclar o triturar papeles viejos.
No debes dejar que los papeles viejos que ya han pasado por los procesos de digitalización de documentos y gestión documental ocupen un espacio valioso en tu oficina. Tritura documentos confidenciales para la protección de clientes y empleados y recicla lo que no contenga información valiosa.
4.- Almacena y comparte archivos.
Mediante el proceso de digitalización de archivos, las carpetas se pueden compartir entre varias computadoras. La transferencia de archivos no solo crea y forma una oficina sin papel, sino que también simplifica la colaboración y ejecución de los procesos.
5.- Facturación electrónica.
Los elementos en línea te ayudarán a reducir los gastos de envío, papelería, tinta y el más importante de todos, tiempo. Si lo que vas a hacer es facturar a un cliente, lo mejor que puedes hacer es ofrecerle la opción sin papel. Opte por recibir correos electrónicos de la empresa para los servicios o productos que compre, todo esto dejará menos papeleo y te dará un historial digital que necesitarás.
6.- Siempre haz copias de seguridad.
El almacenamiento de datos en la nube, los servidores tecnológicos y los servicios de respaldo en línea son opciones válidas para proteger tus archivos de las fallas en los equipos.
La realización de copias de seguridad periódicas debe de convertirse en un hábito para los empleados, así se minimizará la pérdida de un archivo no deseado, virus o hackeo de la plataforma.
Una oficina que utiliza una gestión documental eficiente, realiza copias de seguridad de todos los archivos con regularidad. Y utiliza el intercambio de archivos y documentos de manera eficaz.
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