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Recomendaciones para transformar un bufete de abogados sin papeles.

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¿Quieres transformar un bufete de abogados sin papeles?

Aquí hay 6 recomendaciones para tomar en cuenta durante la transición a un bufete de abogados sin papeles.

 

1- Asegure adecuadamente la información del cliente y del asunto. 

Debe mantener seguros sus archivos sin papel o se arriesga a violar la ética legal. La forma más fácil de lograrlo es con un software de gestión de documentos de prácticas legales basado en la nube que tiene la misma seguridad estricta que las instituciones financieras globales.

 

2- Comience la digitalización de archivos cuidadosamente.

Comience primero con la digitalización masiva de documentos o sus archivos activos actuales para que sus operaciones diarias no tengan papel en primer lugar. Después selectivamente empiece la digitalización de archivos más antiguos. En lugar de escanear las 2000 páginas de un documento de 8 años, por ejemplo, solo convierta el resumen y otros documentos clave. Mientras lo hace, siga estos pasos para evitar dolores de cabeza más adelante:

1. Cree una estructura organizativa coherente para cada archivo.
2. Nunca escanee un archivo en un solo PDF. Escanee cada documento por separado.
3. Incluya sólo los documentos pertinentes relacionados con el asunto.
4. Una vez digitalizados, elimine los archivos en papel mediante la destrucción segura de documentos, a menos que, por supuesto, esté obligado a conservar copias en papel.

Reserve un par de horas a la semana para escanear archivos. Si descubre que simplemente no está avanzando en la digitalización de documentos, es posible que desee contratar a un proveedor para que lo ayude.

 

3- Cree un proceso que la empresa pueda seguir.

En tu gestión de procesos implemente protocolos para digitalizar cada documento que llega a su oficina.

A continuación, se muestra un ejemplo de protocolos a seguir:

1. Inicie la digitalización de documentos.
2. Cargue el documento en el archivo digital utilizando la convención de nomenclatura (proporcione un ejemplo). Si acaba de crear el documento, haga lo mismo.
3. Una vez que el archivo esté en línea, guarde una copia impresa, si es necesario por ley, o destrúyala.

Es posible que desee programar unos minutos diarios de descanso para evitar la fatiga producida por la digitalización masiva de documentos en el calendario.


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4- Utilice tecnología adecuada para organizar sus archivos sin papel.

Contar con un sistema de gestión documental en la nube hará que almacenar, organizar y trabajar con archivos en formato digital sea tan bueno o mejor que con archivos de papel, usted fácilmente podrá:

  • Acceder instantáneamente a los archivos que usa con más frecuencia.
  • Tomar notas dentro de los archivos.
  • Agregar más archivos.
  • Seguimiento de cada versión.
  • Compartir archivos con colegas.
  • Buscar archivos: de hecho, los sistemas de administración de mejores prácticas le permitirán ingresar un solo término de búsqueda para obtener el archivo que necesita.

Aún mejor, con servicios de gestión documental podrá  hacer esto desde cualquier lugar: en casa, en el juzgado o en donde desee.

Este artículo es de libre propiedad intelectual, no posee participación de terceros.