Una vez que haya transferido sus documentos a formato digital, puede comenzar inmediatamente a compartir los archivos digitales con los miembros de su equipo. La comunicación y la colaboración efectiva son de gran ayuda, especialmente cuando se construye y dirige un negocio. Con todos sus archivos y contratos empresariales cargados, almacenados y organizados en una ubicación central, la colaboración con su equipo de empleados se agiliza.
Otra ventaja de utilizar procesos de gestión documental es la capacidad de minimizar y, en algunos casos, incluso prevenir desastres, especialmente cuando se gestiona y se asegura la información sensible. Si sólo tiene registros y contratos en papel para su empresa, corren un riesgo mucho mayor de perderse, ser robados o sufrir daños irreparables en un incendio o una inundación. La digitalización de sus archivos le permite almacenar y guardar los archivos en varias ubicaciones, en función de sus preferencias y de la ubicación de su empresa. Con archivos digitalizados y una solución de almacenamiento de documentos segura, también minimizará el riesgo de que sus documentos sean atacados, pirateados o robados.
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La digitalización de documentos es uno de los procesos más importantes dentro del desarrollo de la gestión documental, en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo concerniente a los documentos físicos que se manejan al interior de la empresa. Es decir, después de la debida revisión, se seleccionan los documentos físicos y se pasan a un formato digital. De igual modo la digitalización ayuda a realizar la administración de una manera más eficiente, ya que se reducen los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso.
