La gestión documental es mucho más económica porque, ayuda a ahorrar mucho en papelería.
¿Te das cuenta de lo que gastas en transportar copias impresas de datos de un lugar a otro? Es uno de esos gastos en los que estás incurriendo y te vacía el bolsillo silenciosamente.
¿Has pensado cómo funcionan las librerías? En primer lugar, buscas un libro y, al no conseguirlo, lo pides en el mostrador. Pero el hombre del mostrador no visita las estanterías para encontrar tu libro, sino que va al ordenador operativo y busca su ubicación en los registros.
Este es un ejemplo de cómo el procesos de gestión documental puede permitirte un acceso rápido a tus archivos y documentos importantes, entre otros.
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Los datos en papel, en forma de archivos y documentos, siempre corren el riesgo de perderse, destruirse o ser robados. Esto pone en riesgo la confidencialidad de los datos.
Pero cuando se archivan digitalmente los datos en la red nube, se reduce el riesgo en gran medida. Puede que el riesgo no se elimine por completo, pero no podemos negar que se minimiza.
Una vez que un archivo de papel ha pasado por una máquina trituradora, ha desaparecido, para siempre. No hay vuelta atrás. Pero cuando los datos están en línea, en primer lugar, es probable que no haya necesidad de borrar un archivo debido al enorme espacio disponible, y, en segundo lugar, incluso si lo hay, hay posibilidades de recuperarlo.
