El término Software as a Service, abreviado SaaS, mejor conocido «Software como Servicio», hace referencia al software del que se dispone por medio de una conexión a Internet y que no está instalado de manera local. El proveedor del servicio proporciona tanto el hardware como el software y el cliente únicamente hace uso de las funciones del mismo. SaaS forma parte por tanto del cloud computing, o nube, una de las mayores áreas de desarrollo para las empresas.
¿Cómo funciona?
El software se provee como servicio a través de Internet de manera centralizada. Los usuarios crean cuentas individuales y los posibles costes generados se facturan de manera mensual o anual. Las aplicaciones no se ejecutan en el propio equipo, sino que ofrecen un acceso online. Por ello, funciones como la puesta a disposición, el mantenimiento y la actualización de los programas son responsabilidad directa del proveedor, mientras que los usuarios se limitan a acceder al software a través de un navegador. El acceso es posible, en principio, desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya que solo hay que iniciar sesión en la herramienta web con los correspondientes datos de acceso.
Entre los programas de SaaS más adquiridos, se encuentran las apps de gestión de procesos, los sistemas de gestión de contenidos (CMS) o gestión documental y los programas de contabilidad financiera, gestión de expedientes, eCommerce, gestión de relaciones con clientes (CRM), gestión de archivos y planificación personal, digitalización de archivos y sistema de gestión documental. Anteriormente las empresas debían instalar diferentes programas, lo que suponía adquirir y gestionar varias licencias, motivo por el que el modelo de SaaS actual es cada vez más atractivo y cómodo para los negocios.
Ventajas
El software como servicio se está consolidando como una atractiva solución en la nube en diferentes sectores y ofrece increíbles ventajas frente al software local, tanto para usuarios como para empresas:
- Orientación al usuario: a las empresas no se les aplica una tarifa fija, sino que pagan por usuario.
- Rápida puesta en funcionamiento y prestación de servicios para clientes: en lugar de enviar paquetes de software y adjudicar licencias, el cliente simplemente se debe “conectar” para comenzar a trabajar.
- Utilización de los servicios desde diferentes dispositivos, fijos o móviles: Con los datos de acceso los usuarios pueden utilizar las herramientas disponibles de manera móvil o desde otros sistemas. Esto también facilita considerablemente la posibilidad de trabajar desde casa, facilitando así la gestión de procesos.
- Sencilla integración de nuevos trabajadores: No es necesario asignar nuevas licencias o instalar software tras la incorporación de nuevos trabajadores. En la mayoría de los casos basta con realizar un nuevo registro en la herramienta web. Esto facilita que los empleados recién llegados pueden comenzar antes a desempeñar sus tareas.
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No cabe duda, el Saas es un modelo con futuro y su uso seguirá creciendo en el sector privado y empresarial, facilitando así la gestión documental de muchas pymes, además, hay que tomar en cuenta que hace ya un rato entramos en la era digital y un SaaS es la mejor opción ya sea para mejorar los procesos o para incentivar la digitalización de documentos.
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